Tổng quan
Yêu cầu tư vấn là nơi ghi nhận những khách đang quan tâm dịch vụ nhưng chưa chốt đơn, ví dụ khách gọi điện hỏi về niềng răng và muốn được tư vấn thêm. Mỗi yêu cầu lưu thông tin khách, dịch vụ họ quan tâm, kênh liên hệ và lịch hẹn, để nhân viên chăm sóc theo dõi và liên hệ lại đúng lúc.
Điều kiện trước khi bắt đầu
- Bạn đăng nhập bằng tài khoản có quyền quản lý tư vấn.
Hướng dẫn từng bước
Xem danh sách và tìm kiếm
- Ở menu bên trái, chọn Yêu cầu tư vấn.
- Danh sách hiện mã tư vấn, tên khách, số điện thoại, dịch vụ quan tâm, kênh, ghi chú, nhân viên phụ trách, trạng thái, ngày hẹn và ngày tạo. Dùng ô Tìm kiếm tư vấn hoặc bộ lọc Kênh để lọc nhanh.
Tạo yêu cầu cho khách là thành viên IVY
- Nhấn nút Tạo yêu cầu tư vấn ở góc trên bên phải.
-
Giữ lựa chọn Thành viên ivy, gõ tên hoặc số điện thoại vào ô Tìm khách hàng rồi chọn khách trong gợi ý.
-
Điền các thông tin còn lại:
- Dịch vụ quan tâm: chọn hoặc gõ tên dịch vụ khách đang hỏi, ví dụ “Niềng răng”.
- Kênh liên hệ: khách liên hệ qua đâu, ví dụ “Điện thoại”.
- Ngày hẹn: ngày giờ hẹn tư vấn, nếu đã thống nhất với khách.
- Ghi chú của khách: ghi lại mong muốn của khách, ví dụ “Khách muốn tư vấn niềng răng trong suốt, rảnh buổi chiều.”
- Nhấn Tạo. Yêu cầu mới xuất hiện trong danh sách ở trạng thái Chờ xử lý.
Tạo yêu cầu cho khách vãng lai
-
Trong cửa sổ tạo, chuyển sang Khách vãng lai.
- Nhập trực tiếp Họ tên và Số điện thoại — hai trường bắt buộc, không cần hồ sơ trước.
- Các trường còn lại giống luồng thành viên. Nhấn Tạo để lưu.
💡 Mẹo: Ghi rõ Ghi chú của khách ngay khi tiếp nhận. Người gọi lại sau sẽ hiểu ngay khách cần gì, khỏi hỏi lại từ đầu.
Bốn nút thao tác trên mỗi dòng
Cuối mỗi dòng trong danh sách có bốn nút:
- Xem chi tiết (con mắt) — mở trang chi tiết yêu cầu.
- Chỉnh sửa (bút chì) — mở cửa sổ sửa thông tin.
- Cập nhật trạng thái — đổi trạng thái xử lý.
- Xóa (thùng rác) — xóa yêu cầu, có hỏi xác nhận.
Xem chi tiết một yêu cầu
-
Nhấn vào dòng (hoặc nút Xem chi tiết). Trang Chi tiết tư vấn mở ra:
- Trang gồm: trạng thái hiện tại, Dịch vụ quan tâm, Ghi chú trao đổi nội bộ (nơi nhân viên IVY ghi chú cho nhau — nhấn Thêm ghi chú để bổ sung), Thông tin khách hàng (kèm hạng thành viên), Thông tin tư vấn (kênh, ngày hẹn, ghi chú của khách, đồng ý liên hệ) và Lịch sử trạng thái.
Chỉnh sửa một yêu cầu
-
Nhấn nút Chỉnh sửa trên dòng (hoặc trong trang chi tiết). Cửa sổ Sửa yêu cầu tư vấn mở với thông tin đã điền sẵn:
- Sửa dịch vụ quan tâm, kênh liên hệ, ngày hẹn, hoặc thêm Ghi chú trao đổi nội bộ rồi nhấn Lưu thay đổi.
Cập nhật trạng thái
-
Nhấn nút Cập nhật trạng thái trên dòng (hoặc trong trang chi tiết).
- Chọn Trạng thái mới — ví dụ Đã tư vấn khi đã gọi xong cho khách, hoặc Đã hủy khi khách không còn nhu cầu. Ghi thêm Ghi chú trao đổi nội bộ (tùy chọn) rồi nhấn Xác nhận.
- Thay đổi được ghi vào Lịch sử trạng thái ở trang chi tiết.
Xóa một yêu cầu
- Nhấn nút Xóa (thùng rác) trên dòng, xác nhận trong hộp thoại.
- Chỉ nên xóa yêu cầu tạo nhầm hoặc trùng. Khách đổi ý thì dùng Cập nhật trạng thái → Đã hủy để giữ lịch sử chăm sóc.
Các trường hợp thường gặp
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Nút Tạo mờ, chưa bấm được | Chưa chọn khách (luồng thành viên) hoặc chưa nhập đủ Họ tên + Số điện thoại (khách vãng lai). |
| Một khách hỏi nhiều dịch vụ | Ghi các dịch vụ vào Ghi chú của khách, hoặc tạo nhiều yêu cầu nếu cần theo dõi riêng. |
| Khách đã chốt mua | Chuyển sang lập Đơn hàng (xem hướng dẫn Đơn hàng). |
| Muốn nhắn nội bộ về một khách | Dùng Ghi chú trao đổi nội bộ trong trang chi tiết — khách không thấy phần này. |